Qué es Random Expenses
Random Expenses ayuda a ordenar gastos internos de un negocio: tickets, fotos, PDFs, comprobantes, caja chica y registros enviados por el equipo.
El administrador puede revisar una hoja de control, consultar evidencias guardadas y recibir un reporte semanal con un resumen visual y un CSV con el detalle.
Importante: Random Expenses no reemplaza a tu contador, no valida CFDI fiscalmente, no genera facturas y no sustituye la revisión contable. Su objetivo es ordenar la información operativa para que sea más fácil revisarla.
Para empleados
Cómo registrar un gasto
- Abre tu app personal desde el enlace que te dio el administrador.
- Elige texto, foto o PDF según lo que tengas.
- Envía la información del gasto con la mayor claridad posible.
Qué escribir si no tienes ticket
Escribe algo como: “comida 180 pesos efectivo sin ticket” o “gasolina 500 pesos tarjeta, unidad 2”.
Si subes foto o PDF
- Evita fotos borrosas, oscuras o cortadas.
- Si falta contexto, agrega texto adicional.
- PDFs protegidos, muy largos o ilegibles pueden fallar.
Regla clave: cada persona debe usar su propio enlace personal. No uses el enlace de otro empleado ni el enlace del administrador.
Para administradores
Qué puede hacer el administrador
- Revisar la hoja de control.
- Consultar la carpeta de evidencias.
- Agregar empleados.
- Suspender o reactivar empleados.
- Recuperar o enviar la app personal de cada empleado.
Reglas importantes
- El enlace de administrador es personal y no debe compartirse con empleados.
- Suspender a un empleado bloquea solo a esa persona.
- Suspender el negocio bloquea a todos los usuarios del negocio.
No compartas enlaces públicamente. Si crees que un enlace fue compartido por error, contacta soporte.
Consultar gastos
Consultar gastos es una función conversacional de solo lectura disponible para el administrador. Permite preguntar con lenguaje natural sobre la información del negocio sin modificar los registros.
Qué puede consultar
- Totales, conteos, promedios, máximos, mínimos y gastos específicos.
- Comparaciones entre periodos, agrupaciones por categoría, proveedor, responsable o persona que capturó.
- Gastos sin comprobante, evidencias disponibles, IDs y posibles duplicados.
- Simulaciones de exclusión, porcentajes, impuestos y conversiones monetarias de referencia.
- Resultados en tablas, métricas, gráficas y archivos CSV.
Orientación sobre Random Expenses
También puede explicar cómo funciona el servicio, orientar sobre funciones disponibles y ofrecer recomendaciones de uso basadas en la información oficial vigente.
Qué no puede hacer
No puede crear, editar, borrar ni anular gastos; tampoco puede bloquear o reactivar integrantes, contratar planes o modificar suscripciones. Cuando una acción requiere cambios, indica la ruta manual disponible en la app.
Privacidad y alcance: el contexto del chat se mantiene temporalmente en la sesión actual del navegador. Las respuestas dependen de los registros disponibles y no sustituyen revisión contable, fiscal o administrativa.
Capacidad de procesamiento
Random Expenses mide el procesamiento utilizado mediante UPR. Cada captura, las consultas conversacionales y algunas acciones de administración consumen una cantidad distinta según el trabajo necesario.
| Modalidad | Capacidad incluida | Regla principal |
|---|
| Piloto | 2,000 UPR | No admite capacidad adicional. |
| Inicial | 15,000 UPR por mensualidad | Colaboradores y registros sin límite explícito, bajo uso justo. |
- La app muestra los UPR utilizados, disponibles y el porcentaje consumido.
- Al agotarse la capacidad, se bloquean las funciones limitadas que requieren procesamiento, como nuevas capturas, Consultar gastos y algunas acciones de administración. La revisión de cuenta y las acciones permitidas que no requieran nueva capacidad pueden seguir disponibles.
- Los planes pagados pueden agregar 5,000 UPR por $650 MXN. El Piloto no admite paquetes adicionales.
- La capacidad adicional vence en la siguiente renovación y no se traslada a otra mensualidad.
- Cuando una renovación mensual se cobra correctamente, el uso vuelve a cero y el plan recupera su capacidad incluida.
- Los UPR representan capacidad de procesamiento; no son dinero, crédito reembolsable ni saldo transferible.
Entradas devueltas y errores comunes
Una entrada devuelta es una captura que el sistema no registró como gasto aceptado. Puede pasar por información incompleta, evidencia ilegible o datos insuficientes.
- Si una entrada fue devuelta, revisa el motivo mostrado en la app.
- Envía nuevamente con mejor foto, mejor PDF o más texto.
- Las entradas devueltas aparecen como indicador, pero no cuentan como gasto aceptado.
Google, Drive y correos
La hoja de control y la carpeta de evidencias se abren con el correo autorizado del administrador.
- Ese correo puede ser Gmail o una cuenta asociada a Google/Workspace.
- Si abres con otro correo, Google puede pedir permiso.
- Si no puedes abrir la hoja o evidencias, revisa que estés usando el correo correcto.
- No bloquees al remitente o propietario en Google Drive, porque podrías perder acceso a archivos compartidos.
Correos de Random Expenses
- El remitente será hola@soyrandom.com.
- Los correos pueden llegar a Recibidos, Notificaciones, Promociones o Spam.
- Si un correo cae en spam, márcalo como seguro.
Evidencias y periodos de conservación
Las fotos y PDFs aceptados se guardan como evidencia. Las entradas devueltas pueden eliminarse automáticamente porque no quedaron registradas como gasto aceptado.
| Plan | Conservación de evidencias | Qué significa |
|---|
| Piloto | 30 días | Cada evidencia se conserva 30 días desde que se procesa. |
| Inicial | 90 días | Cada evidencia se conserva 90 días desde que se procesa. |
Importante: la retención normal por evidencia se aplica mientras la cuenta está activa o suspendida. Cuando la baja se hace efectiva, comienza una regla separada: hoja, evidencias y permisos permanecen disponibles durante 30 días y después se eliminan definitivamente si la cuenta no fue recuperada.
Reporte semanal, CSV y PDF
El reporte semanal se envía al administrador y resume los gastos aceptados durante el periodo. Incluye dos adjuntos: un CSV con el detalle y un PDF visual con el resumen.
| Archivo | Para qué sirve | Aclaración |
|---|
| CSV | Abrir en Google Sheets o Excel, filtrar, ordenar, copiar o compartir con contador/administración. | No está diseñado para verse bonito; es un archivo de datos. |
| PDF visual | Revisar rápido el periodo con métricas principales. | No reemplaza el CSV ni la hoja de control. |
Nota: el reporte semanal se basa en gastos registrados/aceptados. Las entradas devueltas pueden mostrarse como indicador, pero no son gastos aceptados.
Limitaciones
- La precisión depende de la calidad de la imagen, PDF o texto enviado.
- Fotos borrosas, oscuras, cortadas o incompletas pueden ser devueltas.
- Capturas de pantalla con poca información pueden necesitar texto adicional.
- PDFs protegidos, muy extensos, dañados o ilegibles pueden fallar.
- El sistema puede interpretar con menor precisión si faltan datos como monto, fecha, proveedor o método de pago.
- Las imágenes grandes pueden optimizarse antes de enviarse. Los PDFs no se comprimen desde la app.
- Random Expenses no garantiza validez fiscal, no genera facturas y no sustituye revisión contable.
Servicio, piloto, suspensión y baja
El Piloto permanece activo durante 15 días. Después hay 3 días de gracia para activar el Plan Inicial antes de que el acceso pase a suspendido.
| Estado del servicio | Qué significa |
|---|
| Activo | El negocio puede usar la app y recibir reportes. |
| Cancelación programada | La renovación fue cancelada, pero el acceso puede seguir activo hasta terminar el periodo ya pagado. |
| Suspendido | Las funciones principales quedan bloqueadas, pero el administrador conserva acceso limitado para renovar, consultar opciones básicas o solicitar la baja. La cuenta puede permanecer suspendida sin iniciar el borrado total. |
| Baja | El uso normal queda bloqueado y comienza un periodo fijo de recuperación de 30 días. Después se eliminan definitivamente los datos y permisos asociados si la cuenta no fue recuperada. |
Importante: la retención normal del plan sigue aplicando a cuentas activas y suspendidas. Una cuenta en Baja deja de usar esa regla y pasa al plazo fijo de 30 días contado desde la baja efectiva.
Suscripción, facturación, cancelación y cierre
La sección Cuenta aparece dentro de la app para administradores del negocio. Los empleados no ven opciones de pago, suscripción, cierre o recuperación de cuenta.
| Situación | Qué puede hacer el administrador |
|---|
| Prueba piloto | Puede activar el Plan Inicial o dar de baja la cuenta directamente desde la app. La baja no congela ni amplía los días del Piloto. |
| Plan Inicial activo | Puede consultar facturas, actualizar el método de pago o cancelar la renovación desde Gestionar facturación. |
| Cancelación programada | Puede seguir usando los días ya pagados y también dar de baja la cuenta desde la app. |
| Cuenta suspendida | Conserva acceso limitado para renovar, gestionar la cuenta o darla de baja. |
| Cuenta en Baja | Puede recuperarse desde la app durante 30 días. Si todavía quedaban días vigentes, regresa a Activo con la fecha original; si el acceso ya terminó o antes estaba suspendida, regresa a Suspendido. |
Baja desde la app: al confirmarla, la cuenta pasa a Baja de inmediato y comienza el plazo de recuperación de 30 días. Una suscripción pagada que continúa activa debe cancelar primero la renovación. Tener una cancelación programada es suficiente. La recuperación nunca agrega ni congela días.
