Aviso de privacidad
Este aviso explica, en lenguaje claro, cómo se tratan datos dentro de Random Expenses. La finalidad es dar transparencia a clientes, administradores y empleados sobre qué información puede procesarse, para qué se usa, dónde puede almacenarse y cómo pedir apoyo.
Importante: esta versión es operativa e informativa. Para uso comercial formal, contratos con empresas grandes o requisitos legales específicos, conviene que un profesional legal revise y adapte el aviso a la razón social, domicilio, responsable fiscal y operación definitiva.
1. Responsable y contacto
Random es la marca que gestiona Random Expenses. Para temas de privacidad, soporte, acceso, corrección o dudas sobre datos, el canal de contacto es:
| Concepto | Dato |
|---|
| Servicio | Random Expenses |
| Contacto | hola@soyrandom.com |
| Sitios relacionados | soyrandom.com · mx.expenses.soyrandom.com |
Si en el futuro Random Expenses se opera bajo una razón social, domicilio fiscal o responsable legal específico, esta página deberá actualizarse.
2. Alcance del aviso
Este aviso aplica al uso de Random Expenses por parte de negocios, administradores y empleados. El servicio está orientado a operación empresarial: gastos internos, comprobantes, evidencias, reportes y administración de equipo.
Random Expenses no está diseñado para uso infantil, uso personal sensible ni para procesar documentos que no estén relacionados con la operación del negocio.
3. Datos que pueden tratarse
Random Expenses puede tratar datos proporcionados por el cliente, administradores, empleados o documentos enviados al sistema.
| Categoría | Ejemplos | Uso principal |
|---|
| Datos del negocio | Nombre del negocio, plan, estado del servicio, hoja de control, carpeta de evidencias. | Crear y operar el espacio del cliente. |
| Datos de administrador | Nombre, correo autorizado, rol, permisos, access_key. | Dar acceso, enviar reportes y administrar equipo. |
| Datos de empleados | Nombre, correo, cargo, rol, estado, access_key personal. | Identificar quién registró un gasto y controlar accesos. |
| Datos de gastos | Fecha, proveedor, monto, categoría, método de pago, descripción, comprobante, responsable. | Ordenar gastos en hojas de control y reportes. |
| Consultar gastos | Preguntas del administrador, configuración regional y contexto conversacional compacto. | Interpretar la consulta y sostener la conversación de la sesión actual. |
| Evidencias | Fotos, PDFs, tickets, recibos, capturas, documentos cargados. | Respaldar registros y permitir revisión por administración. |
| Datos técnicos | Fechas de captura, estado de procesamiento, errores, registros de entrada, links internos. | Operación, diagnóstico y soporte. |
Documentos con terceros: algunos tickets, recibos o facturas pueden contener datos de terceros, proveedores o personas. El cliente es responsable de enviar únicamente información que tenga derecho a tratar dentro de su operación.
4. Para qué se usan los datos
Finalidades operativas principales
- Crear el espacio del cliente, hoja de control y carpeta de evidencias.
- Validar accesos de administradores y empleados.
- Procesar gastos enviados por texto, imagen o PDF.
- Extraer y ordenar datos como monto, proveedor, fecha, categoría y método de pago.
- Guardar evidencias aceptadas durante el periodo correspondiente.
- Generar reportes semanales con resumen, CSV y PDF visual.
- Consultar, filtrar, agrupar, comparar y simular resultados mediante Consultar gastos.
- Orientar sobre el uso de Random Expenses con información oficial vigente.
- Permitir administración de empleados, suspensión y reactivación de usuarios.
- Prestar soporte y resolver errores técnicos.
Finalidades administrativas
- Controlar estado del cliente, plan, piloto, pagos, suspensión o baja.
- Dar seguimiento a solicitudes de soporte.
- Mejorar el funcionamiento del servicio y reducir errores de captura.
No se venden datos de clientes, usuarios ni evidencias a anunciantes o terceros comerciales.
5. Google, automatización, correo e IA
Random Expenses puede apoyarse en servicios de terceros para operar. Esto permite ofrecer el servicio sin obligar al cliente a migrar a una plataforma compleja.
| Tipo de proveedor | Para qué puede usarse |
|---|
| Google Sheets | Guardar hojas de control, registros, resúmenes y reportes. |
| Google Drive | Guardar evidencias, carpetas del cliente, PDFs y documentos temporales. |
| Correo electrónico | Enviar bienvenida, reportes, avisos y soporte. |
| Procesador de pagos | Procesar cobros, suscripciones, comprobantes de pago y datos necesarios de facturación. |
| Automatización | Conectar formularios, hojas, Drive, correos y procesos internos. |
| Procesamiento con IA | Interpretar textos, imágenes o documentos para extraer datos operativos, y comprender preguntas y contexto compacto de Consultar gastos. |
Accesos Google: la hoja y la carpeta de evidencias se abren con el correo autorizado. Si se intenta abrir con otro correo, Google puede pedir permiso o negar acceso.
6. Privacidad de Consultar gastos
- La función está disponible únicamente para un administrador autorizado y consulta el espacio de negocio validado por su sesión.
- La pregunta y el contexto mínimo necesario pueden enviarse a proveedores de automatización e inteligencia artificial para interpretar la solicitud.
- La función es de solo lectura y no utiliza la conversación para modificar gastos, integrantes o suscripciones.
- La información no se vende a anunciantes.
7. Retención de evidencias y registros
Las evidencias no necesariamente se conservan para siempre. El periodo puede depender del plan o acuerdo comercial.
| Plan | Periodo de evidencias | Comentario |
|---|
| Piloto | 30 días | Periodo inicial para probar el servicio. |
| Plan Inicial | 90 días | Conservación de cada evidencia aceptada desde su procesamiento. |
- La hoja puede conservar el registro del gasto aunque la evidencia haya sido eliminada por la retención normal del plan.
- Las evidencias devueltas o rechazadas pueden eliminarse inmediatamente o en un plazo corto.
- La retención normal por plan continúa mientras la cuenta está activa o suspendida.
- Cuando la baja se hace efectiva, comienza un periodo fijo de 30 días durante el cual se conservan la hoja, las evidencias y los permisos asociados para permitir la recuperación.
- Si la cuenta no se recupera durante ese periodo, los datos, archivos y permisos asociados se eliminan definitivamente.
8. Solicitudes sobre datos
El administrador autorizado puede solicitar apoyo para revisar, corregir, actualizar, restringir o eliminar información relacionada con su espacio, sujeto a viabilidad técnica, obligaciones operativas y conservación necesaria para historial.
Para solicitarlo, escribe a hola@soyrandom.com con nombre del negocio, correo autorizado, solicitud concreta y, si aplica, captura o ID del registro.
9. Seguridad y responsabilidad de accesos
- Cada administrador y empleado debe usar su propio enlace personal.
- El enlace de administrador no debe compartirse con empleados.
- Si un empleado sale del negocio, el administrador debe suspender su acceso.
- Si un enlace se compartió por error, debe reportarse a soporte.
- Random Expenses usa controles razonables de acceso, pero el cliente también debe cuidar sus correos, enlaces y permisos de Google.
10. Cookies, medición, caché y datos locales
El sitio y la app pueden usar Google Analytics 4 y Meta Pixel para medir visitas, registros, accesos al Piloto, inicios de pago, suscripciones y compras de capacidad adicional, analizar el recorrido de uso, atribuir resultados publicitarios y mejorar las campañas. Estas herramientas pueden usar cookies, identificadores del navegador, un identificador interno no directamente identificable para usuarios autenticados y datos técnicos de interacción conforme a las políticas de Google y Meta.
Las etiquetas publicitarias no están configuradas para enviar el contenido de los comprobantes, imágenes, PDF, notas, consultas, registros de gastos ni evidencias del negocio.
La app también puede usar almacenamiento local, caché del navegador o service worker para mejorar carga y experiencia. Si algo no carga correctamente, borrar caché o abrir en modo incógnito puede ayudar.
Consultar gastos conserva temporalmente el historial visible y el contexto compacto de la conversación en sessionStorage del navegador. Esto permite continuar dentro de la sesión actual, pero Random Expenses no ofrece un historial permanente de chat. Al cerrar la pestaña o eliminar los datos del sitio, ese contexto local deja de estar disponible.
11. Limitaciones de privacidad y terceros
- Random Expenses depende parcialmente de servicios como Google, correo, automatización e IA.
- Los permisos de Google pueden cambiar si el cliente usa otro correo o bloquea al propietario/remitente.
- El procesamiento de documentos puede fallar si el archivo está dañado, protegido, borroso o incompleto.
- No se recomienda enviar datos sensibles que no sean necesarios para registrar gastos operativos.
12. Cambios al aviso
Este aviso puede actualizarse para reflejar cambios en el servicio, herramientas, proveedores, operación, planes o requisitos legales. La versión publicada en esta página será la referencia vigente para el uso de Random Expenses.
Última actualización: 22/07/2026.
