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Guía rápida de Random Expenses
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RANDOM EXPENSES

Registra y consulta gastos en pocos minutos

Esta guía explica lo esencial para registrar gastos, subir evidencias y consultar la información desde la app. Usa tu enlace personal, registra el gasto y, si eres administrador, pregunta con lenguaje natural para revisar lo que Random Expenses organizó.

1. Usa tu enlace personal

Cada persona tiene su propio enlace para entrar a Random Expenses. Ese enlace identifica quién registró cada gasto.

  • No uses el enlace de otra persona.
  • No compartas tu enlace en grupos o lugares públicos.
  • El enlace del administrador no debe enviarse a empleados.
Ejemplo: si Ana registra un gasto desde su enlace, el administrador verá que Ana lo capturó.

2. Registra el gasto

Puedes registrar un gasto escribiendo lo principal. No hace falta escribir perfecto, pero sí conviene incluir datos claros.

  • Qué se compró o pagó.
  • Monto aproximado o exacto.
  • Método de pago: efectivo, tarjeta, transferencia u otro.
  • Si hubo ticket, factura, recibo o no hubo comprobante.
Ejemplo: Café 85 pesos efectivo sin ticket.
Capacidad de procesamiento: cada captura y algunas acciones utilizan UPR. El administrador puede revisar el consumo en Cuenta. Al agotarse, ciertas acciones quedan bloqueadas. Ver cómo funciona la capacidad.

3. Sube evidencia si la tienes

Si tienes ticket, recibo, factura, captura o comprobante, puedes subir una foto o PDF.

  • La imagen debe verse clara y completa.
  • Evita fotos borrosas, cortadas o demasiado oscuras.
  • Si el comprobante tiene muchos datos, intenta que todo salga dentro de la foto.
  • Si subes PDF, revisa que corresponda al gasto.

4. Si no tienes comprobante

También puedes registrar gastos sin ticket o comprobante. Solo indícalo en el texto.

Ejemplo: Gasolina 300 pesos efectivo sin comprobante.

Así el administrador sabe que el gasto existe, pero que no tiene evidencia adjunta.

5. Qué significa “devuelto”

Una entrada devuelta no se registra como gasto aceptado. Esto puede pasar si Random Expenses no puede entenderla con suficiente claridad.

  • La foto está borrosa, cortada o ilegible.
  • Falta información importante.
  • El archivo no parece ser un gasto o comprobante.
  • El PDF está protegido, dañado o no se puede leer.
Si algo fue devuelto, puedes volver a enviarlo con una foto más clara o agregar una explicación por texto.

6. Qué revisa el administrador

El administrador puede ver el resultado ordenado del trabajo del equipo.

  • Gastos registrados.
  • Quién capturó cada gasto.
  • Monto, proveedor, categoría y método de pago.
  • Evidencias guardadas.
  • Empleados activos o suspendidos.

7. Consulta los gastos desde la app

El administrador puede abrir Consultar gastos y escribir preguntas con lenguaje natural, por ejemplo:

  • “¿Cuánto gastamos este mes?”
  • “Compara junio con julio.”
  • “Muéstrame los gastos sin comprobante.”
  • “Busca posibles duplicados y simula excluir uno de cada grupo.”
  • “Exporta estos resultados en CSV.”

La función es de solo lectura: consulta, calcula y orienta, pero no modifica registros ni usuarios. Para acciones de cambio, muestra la ruta manual correspondiente.

Consejo: usa periodos, categorías, responsables o importes concretos para obtener resultados más precisos. Puedes continuar con preguntas como “de esos”, “compáralos” o “ahora conviértelo a dólares”.

8. Reporte semanal

Cada semana el administrador puede recibir un correo con el resumen de los gastos registrados.

ArchivoPara qué sirve
PDF visualResumen rápido del periodo: total registrado, gastos, entradas recibidas y devueltas.
CSVDetalle de gastos para abrir en Google Sheets o Excel, filtrar, ordenar o compartir con administración/contador.
El reporte se basa en gastos aceptados. Las entradas devueltas pueden aparecer como indicador, pero no son gastos registrados.

9. Si necesitas más información

Esta mini guía es solo para empezar rápido. La página de ayuda completa explica temas como Google Drive, correos, evidencias, periodos de retención, reportes, consultas conversacionales, UPR, límites, privacidad, pagos, suspensión, baja, recuperación de cuenta y soporte.

Consulta la ayuda completa si tienes dudas sobre permisos de Google, correos que no llegan, evidencias, CSV, PDF, pagos o limitaciones del servicio.

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Escríbenos con el nombre del negocio, nombre del usuario, qué intentabas hacer y una captura si aplica.

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