Términos y condiciones de uso
Estos términos describen las reglas básicas para usar Random Expenses. Buscan ser claros y transparentes para clientes, administradores y empleados. Al usar el servicio, el cliente acepta operar bajo estas condiciones, salvo que exista un acuerdo escrito distinto.
Nota: esta versión es operativa. Para contratos formales, empresas con requisitos especiales, facturación compleja o acuerdos personalizados, conviene usar un contrato revisado por un profesional legal.
1. Qué es Random Expenses
Random Expenses es una herramienta para ordenar gastos internos de un negocio. Permite que empleados registren gastos por texto, foto o PDF, y que el administrador revise una hoja de control, evidencias, reportes semanales y consultas conversacionales de solo lectura.
El servicio puede incluir
- App de captura para administrador y empleados.
- Registro de gastos por texto, imagen o PDF.
- Carpeta de evidencias en Google Drive.
- Hoja de control en Google Sheets.
- Gestión básica de empleados.
- Reporte semanal por correo con resumen, CSV y PDF visual.
- Consultar gastos mediante una función conversacional de solo lectura para buscar, filtrar, agrupar, comparar, simular y explicar resultados.
- Orientación sobre el uso de Random Expenses basada en información oficial vigente.
- Soporte operativo por correo o canal acordado.
El servicio no es
- No es un sistema contable completo.
- No sustituye al contador, auditor o asesor fiscal.
- No emite facturas ni CFDI.
- No valida fiscalmente los comprobantes.
- No garantiza que un gasto sea deducible, autorizado o fiscalmente correcto.
- No reemplaza controles internos, políticas de viáticos o autorizaciones del negocio.
2. Uso correcto
- Usar Random Expenses para gastos reales relacionados con la operación del negocio.
- Enviar evidencias legibles y relacionadas con el gasto.
- No subir documentos ajenos, ilegales, sensibles o innecesarios.
- No usar enlaces de otros usuarios.
- No compartir el enlace de administrador con empleados.
- No intentar manipular, saturar, automatizar abusivamente o interferir con el servicio.
3. Responsabilidades del cliente
- Designar un administrador autorizado.
- Proporcionar correos correctos para acceso a hoja y evidencias.
- Suspender empleados que ya no deban tener acceso.
- Revisar la información antes de tomar decisiones contables, fiscales o administrativas.
- Definir internamente qué gastos están permitidos y quién puede registrarlos.
- Asegurarse de tener permiso para tratar documentos o datos que suba al sistema.
4. Accesos, enlaces y usuarios
| Tipo | Regla |
|---|
| Administrador | Puede revisar hoja, evidencias, equipo, enlaces, reportes y usar Consultar gastos. Su enlace es personal. |
| Empleado | Puede registrar gastos con su app personal. No debe usar el enlace de otra persona. |
| Usuario suspendido | No puede registrar nuevos gastos. |
| Cliente suspendido | Las funciones principales quedan bloqueadas, pero el administrador conserva acceso limitado para renovar, gestionar la cuenta o solicitar la baja. |
| Cliente dado de baja | El uso normal queda bloqueado durante un periodo de recuperación de 30 días antes de la eliminación definitiva. |
5. Procesamiento con IA y limitaciones
Random Expenses puede usar automatización e inteligencia artificial para interpretar textos, fotos, PDFs y preguntas realizadas en Consultar gastos. Aunque se busca precisión, el resultado puede depender de la calidad del documento y de la información proporcionada.
- Una foto borrosa, cortada, oscura o incompleta puede fallar o ser devuelta.
- Un PDF protegido, dañado, ilegible o demasiado extenso puede no procesarse correctamente.
- El sistema puede interpretar mal proveedor, fecha, categoría, método de pago o monto si la evidencia es ambigua.
- El administrador debe revisar la hoja si usará la información para decisiones relevantes.
- Las entradas devueltas no deben considerarse gastos aceptados.
- Las consultas conversacionales pueden interpretar de forma imperfecta una pregunta o un contexto; el administrador debe verificar los resultados antes de tomar decisiones.
- Las posibles coincidencias, duplicados, simulaciones y conversiones son informativas y no modifican registros.
- Las tasas de cambio son referencias y pueden diferir de las aplicadas por bancos, tarjetas o autoridades.
Descargo operativo: Random Expenses ordena información y ayuda a reducir captura manual, pero no garantiza exactitud absoluta ni sustituye revisión humana.
6. Consultar gastos
- Está disponible para el administrador autorizado y funciona en modo de solo lectura.
- No crea, edita, borra ni anula gastos, ni modifica usuarios, planes o suscripciones.
- Puede indicar rutas manuales para acciones que requieren cambios, pero la confirmación corresponde al administrador dentro de la app.
- El contexto de la conversación se conserva temporalmente en la sesión del navegador y no constituye un historial permanente del servicio.
- Su uso consume UPR conforme al procesamiento requerido, sin que se publiquen costos fijos por tipo de pregunta.
7. Planes, capacidad, pagos, suspensión y reactivación
Random Expenses se ofrece públicamente mediante Piloto y Plan Inicial. Cualquier modalidad distinta requiere un acuerdo escrito específico. Las condiciones vigentes son las siguientes:
| Modalidad | Precio | UPR incluidos | Condición principal |
|---|
| Piloto | Gratis | 2,000 UPR | 15 días activo y 3 días de gracia antes de la suspensión; sin capacidad adicional. |
| Inicial | $1,500 MXN al mes | 15,000 UPR | Colaboradores y registros sin límite explícito, bajo uso justo. |
Capacidad de procesamiento (UPR)
- Los UPR representan capacidad de procesamiento utilizada por capturas de texto, imágenes, PDFs, Consultar gastos y otras acciones dentro del servicio.
- Cada acción puede consumir una cantidad distinta de UPR según el procesamiento requerido.
- Al agotarse la capacidad, Random Expenses bloquea las funciones limitadas que requieren procesamiento, como nuevas capturas, Consultar gastos y algunas acciones de administración, hasta que exista nueva capacidad o se renueve o active el plan correspondiente.
- Los planes pagados pueden adquirir 5,000 UPR adicionales por $650 MXN. El Piloto no admite paquetes adicionales.
- La capacidad adicional no modifica la retención de evidencias, vence en la siguiente renovación y no se acumula para otra mensualidad.
- Cuando una mensualidad se cobra correctamente, el contador de uso vuelve a cero, termina la capacidad adicional anterior y se restablecen los UPR incluidos en el plan.
- Si un cobro falla, la capacidad no se restablece hasta que el pago sea confirmado. Si se agotan los reintentos, la suscripción puede cancelarse y la cuenta suspenderse.
- Los UPR no son dinero, saldo reembolsable, moneda virtual ni crédito transferible.
Suscripción y continuidad
- El administrador puede activar el Plan Inicial desde la app durante el Piloto.
- La cancelación de una suscripción detiene renovaciones futuras y no implica reembolso automático de una mensualidad ya iniciada.
- Si el cliente cancela, el acceso puede permanecer activo hasta la fecha indicada en su cuenta.
- La suspensión no inicia el borrado total de la cuenta. El administrador conserva acceso limitado y puede renovar, regularizar el pago o solicitar la baja.
- Una cuenta suspendida puede volver a Activo al contratar una nueva suscripción o regularizar el pago, según corresponda.
- Para dar de baja una cuenta con suscripción pagada activa, primero debe cancelarse la renovación. Una cancelación programada permite confirmarla aunque todavía queden días pagados.
- Random puede suspender o cancelar usos abusivos, riesgosos, fraudulentos o que generen una carga desproporcionada.
8. Datos, evidencias y retención
Los registros pueden conservarse en hojas de control y las evidencias en Drive durante el plazo definido por plan o acuerdo. Salvo acuerdo distinto, la retención se calcula desde la fecha de procesamiento de cada evidencia.
| Plan | Retención de evidencias |
|---|
| Piloto | 30 días |
| Inicial | 90 días |
- La retención normal por plan se aplica mientras la cuenta permanece activa o suspendida.
- Las evidencias devueltas pueden eliminarse de inmediato o en corto plazo.
- El registro del gasto puede permanecer aunque una evidencia se elimine por la retención normal.
- Cuando la baja se hace efectiva, deja de aplicarse la retención normal del plan y comienza un plazo fijo de 30 días para la cuenta completa.
- El cliente debe descargar los archivos que necesite conservar antes de que venza el plazo aplicable.
9. Disponibilidad y dependencia de terceros
Random Expenses depende de servicios externos como Google, correo, automatización, hosting y procesamiento de documentos. Puede haber interrupciones, cambios de permisos, límites, fallos temporales o retrasos fuera del control directo de Random.
- El acceso a Google Drive/Sheets depende del correo autorizado y permisos vigentes.
- Los correos pueden llegar a recibidos, notificaciones, promociones o spam.
- Puede haber mantenimiento, errores temporales o limitaciones técnicas.
- Random buscará resolver incidencias razonablemente, pero no garantiza disponibilidad ininterrumpida.
10. Baja, recuperación y eliminación
- Una cuenta con suscripción pagada activa debe cancelar primero la renovación antes de confirmar la baja. Una cancelación programada es suficiente aunque queden días pagados.
- El Piloto y las cuentas suspendidas pueden dar de baja la cuenta directamente desde la app.
- Al confirmar la baja desde la app, el uso normal queda bloqueado de inmediato y comienza un periodo de recuperación de 30 días.
- Durante ese plazo permanecen disponibles la hoja de control, las evidencias y los permisos de Google asociados.
- Si la cuenta se recupera y todavía conserva días válidos del Piloto o de una mensualidad pagada, vuelve a Activo hasta la fecha original. Si el acceso ya venció o antes estaba suspendida, vuelve a Suspendido.
- La baja y la recuperación no congelan, reinician ni extienden las fechas originales.
- Al terminar los 30 días sin recuperación, se eliminan definitivamente los datos, evidencias y accesos asociados y la cuenta ya no puede reactivarse.
11. Responsabilidad y decisiones del cliente
El cliente es responsable de revisar, aprobar, rechazar o interpretar los gastos capturados por su equipo. Random Expenses facilita orden y evidencia, pero las decisiones administrativas, fiscales, laborales o contables corresponden al cliente y sus asesores.
12. Cambios al servicio o términos
Random puede actualizar funciones, textos, reportes, procesos, páginas de ayuda, términos o condiciones operativas. Los cambios relevantes pueden comunicarse por correo, página de ayuda o directamente al administrador.
Última actualización: 15/07/2026.
